Ajankohtaista - Grano — 13.05.2020 — min. lukuaika
Ostokäyttäytymisemme on muuttunut pysyvästi. Yhä useampi kuluttaja hoitaa ostoksensa kivijalan sijasta digitaalisia kanavia pitkin. Verkkokaupoissa asioimisesta on tullut ostavan väestön keskuudessa normaali tapa, eikä kasvava trendi näytä merkkejä taantumisesta. Ja miksipä näyttäisikään – verkossa asioiminen kun on monesti nopeampaa ja vaivattomampaa kuin fyysiseen kivijalkamyymälään könyäminen.
Julkisessa keskustelussa puhutaan usein lähinnä kuluttajakaupan sähköistymisestä ja avointen verkkokauppojen käytön yleistymisestä, mutta kysypä itseltäsi tätä: Jos verkkokaupassa asiointi on nopeampaa, helpompaa, seurattavampaa ja kustannustehokkaampaa, eikö myös yrityksen sisäiset tilaukset olisi kätevämpi tehdä omassa sisäisessä verkkokaupassa, eli tilauskanavassa?
Esittelen seuraavaksi seitsemän tärkeintä hyötykulmaa, jotka ovat tilauskanavaan siirtymällä saavutettavissa. Käytän hetkittäin esimerkkinä Granon omaa mainiota My Grano Tilauskanavaa, joka soveltuu niin sisäisten tilauskanavien kuin julkisten verkkokauppojen alustaksi.
1. Tilauskanava säästää aikaasi ja tehostaa työtapojasi
Pohjimmiltaan tilauskanavissa on kyse tilausprosessin automatisoinnista. Tilausjärjestelmän avulla voit automatisoida rutiinityövaiheita ja parhaassa tapauksessa jopa korvata yritykselläsi aiemmin olleita järjestelmiä ja ohjelmistoja.
Sähköpostitse tai puhelimella tilauksia tehtäessä aika palaa odotellessa ja vastapuolen vastauksia vartoessa, kun taas tilauskanavan kautta tehty tilaus välittyy vitkastelematta suoraan tuotantoon tai varastoon.
Painotuotteista tai muista markkinointimateriaaleista puhuttaessa tilaaja voi tilauskanavan avulla oikaista tarjous-, premedia- ja vedosvaiheiden yli suoraan painokoneelle.
Tilauskanava lisää tilausten toimitusnopeutta ja jopa toimitusvarmuutta, kun tilausten käsittely tapahtuu automaattisesti. Ilman välikätenä huseeraavaa ihmistä inhimillisten virheiden vaara vähenee.
2. Viimeisin versio ja matskut hukassa? Tilauskanavasta löydät aina ajantasaiset materiaalit yhdestä paikasta.
Mitä enemmän yrityksellä on tilattavia materiaaleja, sitä hankalampaa niiden sijainnista ja versioista on pysyä kartalla. Sen sijaan tilausjärjestelmässä kaikki materiaalit säilyvät kootusti yhdessä osoitteessa, eivätkä vaikkapa vanhat versiot pyöri jaloissa. Jälleen virheiden määrä vähenee ja tilaamisprosessi nopeutuu.
Tilauskanavassa materiaalit ovat aina ajan tasalla ja helposti tilattavissa. Oikean yhteyshenkilön tai viimeisimmän aineistoversion etsimiseen ei tarvitse enää hukata aikaa, kun yrityksen kaikki markkinointimateriaalit löytyvät yhdestä paikasta.
Jokaisen käyttäjän palvelunäkymään voidaan käyttäjäkohtaisesti rajata tilattavaksi vain ne tuotteet, jotka käyttäjää koskevat. Jos käyttäjän tarvitsee palvelusta vain käyntikortteja, hänelle voi näyttää vain käyntikortit. Tuotenäkymää rajaamalla tilauskanavan käyttö on entistä nopeampaa.
Tilauskanava ei rajoitu pelkästään painotöiden tilaamiseen. Samaan palveluun saat kaikki muutkin tilaustarpeesi, kuten esimerkiksi työvaatteet, liikelahjat tai muut varastoitavat tuotteet.
3. Laadukas palvelukokemus on menestyvän verkkokaupan A ja O myös sisäisissä tilauskanavissa
Verkkokaupassa korkeatasoinen palvelukokemus on vähintään yhtä tärkeää kuin kivijalkamyymälässä. Sama pätee myös tilauskanavaan, joka on ikään kuin yrityksesi sisäinen verkkokauppa.
Moderni tilauskanava toimii tietokoneen lisäksi mobiililaitteilla. Helppotajuisuudella ja hyvällä käytettävyydellä huolehditaan, että palvelussa asioiminen on ilo. Ja kun visuaalinen ilme on muokattu yritysilmeesi mukaiseksi brändivärejä ja logoja myöten, tuntee käyttäjä olonsa palvelussa kotoisaksi.
Omaan My Grano Tilauskanavaamme sisältyy lisäksi muun muassa online-käyttökoulutus. Asiantuntijan apu on käyttäjätuesta saatavilla, kun asiakas sitä tarvitsee. My Grano Tilauskanavan ominaisuuksia myös kehitetään jatkuvasti, joten järjestelmä pysyy ajankohtaisena ja elinvoimaisena vielä tulevinakin tilikausilla.
4. Seuraa tilauksia ja tilitapahtumia hallintakäyttöliittymän monipuolisilla raportointiominaisuuksilla
Tilauskanava on erinomainen työkalu tilauksiin liittyvän tiedon hallinnointiin. Tehdyistä tilauksista, tilauksiin käytetyistä kokonaiseuromääristä ja tuotekohtaisista tilausmääristä on helppo pitää kirjaa monipuolisilla raportointiominaisuuksilla.
Tilaushistorian ansiosta uusintatilausten tekeminen on nopeaa ja helppoa. Hallintakäyttöliittymässä palvelun pääkäyttäjät voivat itse hallinnoida käyttäjä-, osoite-, tilaus-, toimitus-, laskutus- ja tuotetietoja. Käyttäjiä ja tuotteita on mahdollista jaotella ryhmittäin niin, että kukin käyttäjä näkee vain itseään koskevat tuotteet.
5. Tilauskanavan taitto- ja suunnitteluominaisuuksien avulla personoitujen digi- ja printtikampanjoiden tekeminen onnistuu kaikilta
Yksi My Grano Tilauskanavan monipuolisimmista ominaisuuksista on internet-selaimen kautta käytettävä aineistoeditori, jonka avulla tilaajat pystyvät muokkaamaan itse tuotteidensa teksti- ja kuvasisältöjä valmiisiin aineistopohjiin.
Aineistopohjien ja editorin avulla työntekijäsi pystyvät tuottamaan itse tarvitsemansa aineistot säilyttäen kuitenkin samalla brändiohjeistuksesi mukaisen yhtenäisen graafisen ilmeen aineistosta toiseen. Tilaukset voidaan ohjata kulkemaan tarkistajan kautta, joka päättää hyväksytäänkö tilaus tuotantoon.
Kukin tilaaja voi vaikkapa täyttää käyntikorttinsa yhteystiedot ja ID-korttinsa henkilötiedot itse tilauksen yhteydessä. Myös kuva- ja logotietojen muokkaaminen on mahdollista aineistoeditorissa, joka toimii internet-selaimessa ilman erillistä ohjelmistoa.
Jakamalla tilaus- ja suunnitteluvastuuta koko organisaatiolle asiakasyrityksen hr- ja markkinointiväki voi keskittyä pikkutilausten tekemisen sijasta tärkeämpiin tehtäviin, kuten strategian kehittämiseen.
6. Diginäytöt ja verkkobannerit – Tilauskanavan avulla luot myös sähköiset materiaalit päivittäiseen käyttöön
Moni hyödyntää tilauskanavan aineistoeditoria digitaalisten aineistojen tuottamiseen. Sähköisessä muodossa ladattavat aineistot soveltuvat esimerkiksi digitaalisiin näyttötauluihin, verkkobannereihin tai muihin digitaalisiin viestintäväyliin.
Onko yritykselläsi useita toimipisteitä ympäri maailmaa? My Grano Tilauskanavan aineistoeditorilla toimipisteesi tekevät helposti omat kampanjamateriaalinsa, päivän tarjoukset ja muut personoidut viestit omin avuin yhteisen brändi-ilmeen varmistaen. Kuten itse tilauskanava, myös sen aineistoeditori toimii suoraan internet-selaimessa, joten erillisten ohjelmien asentelua ei tarvita.
7. Integroi tilauskanava muihin järjestelmiisi
Järjestelmäintegraatiolla tarkoitetaan eri tekniikoilla ja alustoilla toteutettujen järjestelmien toisiinsa liittämistä niin, että tieto kulkee automaattisesti järjestelmästä toiseen. Integraatioilla pyritään vähentämään manuaalisen työn määrää ja jouhevoittamaan järjestelmien käyttöä entisestään.
Raportointiin liittyvät tehtävät ovat todellisia resurssisyöppöjä, jotka manuaalisesti tehtynä vievät tuntikaupalla työaikaa kuukausittain. Ajansäästön lisäksi automaatio vähentää myös tietovirheisiin liittyviä riskejä, kun informaatio on yhtenäistä jokaisessa järjestelmän osassa.
My Grano Tilauskanava voidaan integroida yrityksesi hankintajärjestelmään niin kutsutulla Punch Out -integraatiolla, mikä tarkoittaa, että tilauskanavaan siirrytään hankintajärjestelmän kautta ja tehty tilaus siirretään takaisin hankintajärjestelmään hyväksyntää varten ennen sen tuottamista.
Punch Out -integraation ansiosta palvelun käyttäjät eivät tarvitse erillisiä tunnuksia tilauskanavaan, kun tilauskanavassa tehdyt tilaukset hallitaan ja hyväksytään omassa hankintajärjestelmässä. Tilausten viitenumerot liikkuvat sujuvasti järjestelmästä toiseen, jolloin laskujen hyväksyntä ja kohdistaminen helpottuu.
Käyttäjätunnukset voidaan myös federoida. Federaatiolla tarkoitetaan sitä, että käyttäjätiedot ja palveluun pääsy hallitaan asiakkaan toimesta. Kun palvelu on federoitu, käyttäjien tietoja ei tarvitse ylläpitää useassa eri palvelussa – käyttäjätiedot hallitaan asiakkaan omassa identiteetinhallintapalvelussa.
Federaatio mahdollistaa käyttäjän kertakirjautumisen (SSO = Single-Sign-On). Federoitu käyttäjä ei tarvitse erillisiä tunnuksia eri palveluihin, kuten työsähköpostiin, työpaikan intranetiin tai tilauskanavaan, vaan käyttäjä pääsee kaikkiin federoituihin palveluihin samoilla henkilökohtaisilla tunnuksilla.
Tilauskanava sopii kaikenkokoisille yrityksille
Lopuksi mainittakoon, etteivät tilausjärjestelmät ole vain suurten yritysten työkalu. On selvää, että mitä suurempi yritys palvelua käyttää, sitä suuremmat ovat myös tilauskanavan tuomat hyödyt, mutta myös pienet yritykset saavat tilausprosessiensa automatisoinnista merkittäviä hyötyjä. Olennaista ei ole, miten suuri tilauskanavastasi tulee, vaan miten sitä käyttää.
Me Granolla autamme sinua mielellämme tekemään työtäsi entistä tehokkaammin. Kysy siis rohkeasti lisää palveluistamme ja järjestelmistämme.
Pyry Kunnas
Palveluasiantuntija, My Grano Tilauskanava
