Lyhyt oppimäärä tuotetiedon hallintaan vuodelle 2019

En olisi nuorena poikana mainostoimistossa markkinointimateriaaleja vääntäessäni voinut kuvitellakaan miten keskeisessä roolissa raaka tieto olisi siinä hommassa parinkymmentä vuotta myöhemmin. Silloin aikanaan kaikenlainen markkinoinnin tekeminen oli lähes pelkästään artesaani-hommaa. Copy-paste oli ahkerassa käytössä ja markkinointiprosessin rouskuttama tieto kulki mitä moninaisimmissa muodoissa tiedostoina, sähköpostina ja jopa suullisesti välitettynä. Työt aloitettiin usein ns. "skrätsistä" eli puhtaalta paperiarkilta. Aikaa ja sumppia paloi.

"Jos et ole kiltisti niin integraatio-projekti tulee ja vie"

Toki tuonakin aikana tietoa säilöttiin jo erilaisiin järjestelmiin. Joskus joku jopa uskalsi ehdottaa, että saisiko sitä tietoa sieltä järjestelmistä suoraan sinne missä sitä tarvitaan. Tällöin IT-osastolta tuli kaveri – se mustiin pukeutuva vakavailmeinen nörtti, jolla oli Metallica-paita ja kolapullo taskussa – ja kuiskasi hiljaa sanan "integraatio-projekti". Kaikki tiesivät, että se on jotain kauheaa, mihin kuluu hirveästi aikaa ja kamalasti rahaa. Asiasta ei yleensä sen enempää keskusteltu. 

Sitten tuli netti

Näinhän olisi voinut jatkua vaikka maailman tappiin, mutta (onneksi) mukaan kuvioihin tuli internet ja verkkokaupat. Yritykset, joilla on tuhansia tuotteita, huomasivat pian että jos näitä tuotteita haluttiin myydä netissä, ei tuotetietojen ylläpitoa ja siirtoa järjestelmistä toiseen voinut enää tehdä pelkästään manuaalisesti. Verkkokauppojen voisikin sanoa olevan ensimmäinen markkinointikanava, jossa tiedonsiirto järjestelmästä toiseen alkoi oikeasti toimia. Tuotetiedon hallintaa oli pikkuhiljaa pakko alkaa järkeistämään, koska se alkoi olla bisneksen tekemisen jarruna. 

Integraatio-projekteista API-integraatioihin

Sanaan "API" törmätään nykyään joka paikassa. Välillä tuntuu, että kaikki eivät kuitenkaan ihan tarkkaan tiedä mitä se oikein tarkoittaa, joten muutama sananen siitä. Aikaisemmin, jos kaksi tietojärjestelmää haluttiin saada keskustelemaan keskenään, tarvittiin se kauhea integraatio-projekti. Ensin insinöörit tekivät määritykset ja dokumentaatiot siitä mitä pitäisi alkaa tekemään. Sen jälkeen koodarit alkoivat purkamaan vanhaa ja rakentamaan uutta tilalle, järjestelmien datamallia vertailtiin ja yritettiin saada sopimaan toisiinsa. Lopuksi testattiin epätoivoisesti ja pidettiin sormet ja varpaat ristissä, että kaikki toimisi.

Tämä kaikki vain sen takia, että järjestelmiä rakennettaessa ei ajateltu, että järjestelmän ulkopuolellakin on elämää. Nykyisissä järjestelmissä tämä on otettu huomioon. Tärkeä osa järjestelmäarkkitehtuuria on API (Application Programming Interface) eli suomeksi rajapinta. Se on eräänlainen pieni aliohjelma järjestelmän sisällä. Se on tarkoitettu juuri siihen, että järjestelmään voidaan kytkeytyä ja sitä voidaan ohjata ulkopuolelta, esim. toisesta järjestelmästä. Tietoja voidaan siirtää, lisätä, poistaa, muokata jne. menemättä järjestelmän käyttöliittymään.

Eli kauheita integraatio-projekteja ei enää tarvita tavallisiin järjestelmien välisiin tiedonvaihtoihin. Tapauksesta riippuen yhdistäminen voi olla hyvinkin helppo homma, johon ei tarvita edes koodaustaitoja.

Tiedon valtakausi

Tänä päivänä tilanne on siis täysin toinen kuin 15–20 vuotta sitten. Tiedosta – eli kansainvälisemmin datasta – on tullut megaluokan bisnes ja seuraavien suurten kansainvälisten yritysten arvellaankin olevan tekemisissä ennemmin tiedon kuin perinteisempien hyödykkeiden kuten öljyn, autojen tai muun teollisen toiminnan kanssa. Ja mitä isot edellä sitä pienet perässä.

Me Suomessa pidämme itseämme monasti edelläkävijöinä tietoteknisissä asioissa, mutta yllä mainitusta teknisestä kehityksestä huolimatta monessa isossakin yrityksessä tiedonhallinta on ainakin markkinointiprosessien osalta vielä lapsenkengissään. Yllättyisitte jos kertoisin kuinka monessa yrityksessä esim. tuotetietoja hallitaan edelleen vanhalla kaikkien tuntemalla tavalla – Excelillä. Olemassa olevia rajapintoja ei käytetä. Kaikkea tietoa tai aineistoja ei säilytetä järjestelmissä, vaikka sellaisia on hankittu.

Otetaanpa esimerkki. Yrityksen X tuotetiedot on tallennettu ihan modernisti siihen tarkoitettuun tuotetietojärjestelmään, eli PIM:iin. Kuvia löytyy vähän sieltä sun täältä, osa jopa Digital Asset Management-järjestelmästä eli DAM:sta. Tosin järjestelmää ei ole kytketty mihinkään markkinointiprosessiin, joten kuvat pitää joka tapauksessa ladata sieltä tiedostoina ja toimittaa eteenpäin johonkin muualle. Jotain dataa löytyy myös toiminnanohjausjärjestelmästä eli ERP:stä… Ja nyt tästä kaikesta pitäisi saada ulos paketti mainostoimistoon, jotta siellä päästäisiin tekemään yritykselle markkinointimateriaaleja; painettavia ja digitaalisia. Eipä hätää, PIMmit ja ERPit tarjoavat mahdollisuuden ottaa halutut tiedot ulos Excelinä, eli toimitetaan markkinoinnin tekijöille siis jonkunlainen briiffi, sisältö Excelinä ja läjä kuvia – ja toivotaan sormet ja varpaat ristissä, että he saavat kursittua paketista jotain järkevää aikaiseksi. Kuulostaako tutulta?

Kaipaako sinun työtapasi muutosta?

Montako kertaa olet istunut ylitöissä veivaamassa tällaisia paketteja kasaan, tai korjailemassa sen tuloksena syntyviä aineistoja. Nyt on aika oikeasti siirtyä eteenpäin ja jättää tällainen "Excel-jumppa" historiaan.

Markkinointiprosessi voidaan ja se pitää pystyä hoitamaan mahdollisimman automaattisesti. Jos suunnittelette parannuksia omiin käytäntöihinne, niin huomioikaa ainakin seuraavat asiat:

1. Valitkaa menetelmät, joilla saatte yrityksenne arvokkaan ajantasaisen tuotetiedon siirrettyä markkinointiprosessin käyttöön ilman tiedostoja, rajapintojen kautta.
2. Pitäkää huolta, että saatte koottua kaiken eri lähteistä tulevan tiedon sellaiseen ympäristöön, jossa voitte tarkastella sitä, ja lisätä siihen markkinoinnin tarvitsemaa "kertakäyttöistä" tietoa.
3. Varmistakaa, että voitte tehdä edellä mainittuja asioita kollaboratiivisesti, eli niin että useampi ihminen voi työskennellä yhtä aikaa saman datan kimpussa sotkematta toistensa työtä.
4. Varmistakaa myös, että saatte kuvat, logot, symbolit yms. digitaaliset aineistot kytkettyä dataan semanttisesti eli niin, että oikeat kuvat liittyvät aina oikeisiin tuotteisiin.
5. Varmistakaa että suurin mahdollinen osa markkinointimateriaalien tuotannosta tapahtuu automaattisesti, jolloin virhemarginaali on häviävän pieni ja tuotanto valmistuu salamannopeasti – vain luova työ jää ammattilaisille.
6. Unohtakaa sähköpostiviestintä, se on kankeaa ja tehotonta. Käyttäkää projektiviestintään tarkoitettuja työkaluja, joissa kaikki projektin jäsenet näkevät viestinnän yhteisesti eikä jonkin asian eteneminen katkea esim. sähköpostin vastaanottajan sairaslomaan.

Kuulostaako jo liian hyvältä ollakseen totta? Voiko tällaista ratkaisua olla olemassakaan? Voin vakuuttaa että on. Jos kiinnostuit, niin ota yhteyttä allekirjoittaneeseen (sähköposti/Linkedin) ja sovitaan tapaaminen tai pidetään Lync-palaveri, niin kerron minkälaisia mahdollisuuksia sinulla on tuoda yrityksesi markkinoinnin tuotanto kertaheitolla 2019-luvulle.

Löydät lisätietoa tiedonhallintapalveluistamme täältä.

Lue tästä kuinka upea asiakkaamme Orkla siirtyi Granon avustamana tehokkaampiin työskentelymenetelmiin.