Mikä olisikaan järkevin tallennuspaikka tiedostoille?

Tietokoneiden aikakausi on jatkunut monissa yrityksissä jo kohta pari vuosikymmentä. Silti vastaan tulee jatkuvasti yrityksiä, joilla ei ole selkeää käsitystä siitä miten digitaalisia aineistoja oikein pitäisi tallentaa ja säilyttää. Myös tallennuspaikka on ikävän usein hakusessa. Tämä johtaa erilaisiin ongelmiin siinä vaiheessa, kun materiaalia pitäisi ottaa käyttöön.

Let´s face it, tiedostoja pidetään tallessa sitä varten, että niitä voidaan käyttää myöhemmin. Muutenhan kaikki tiedostot voisi raahata saman tien roskikseen, eikö vaan? Mitä isompi yritys, sitä enemmän tiedostoja kertyy. Jo vuodessa niitä tulee usein hirveä läjä, puhumattakaan vuosikymmenestä.

Mikä olisi järkevin tallennuspaikka tiedostoille?

Ajatellaan asiaa analogisesti. Yritys X:llä on valikoimissaan tuhansia tuotteita. Kaikki tuotteet on kuvattu ja kuvaamiseen on pistetty suolainen läjä rahaa. Yrityksen markkinointipäällikkö on saanut kuvaajalta ison nipun paperikuvia, yhden jokaisesta tuotteesta. Hän päättää ottaa varman päälle ja vie kuvanipun kotiinsa. Hänen kesälomansa aikana kuvia pitäisi lähettää mainostoimistoon esitettä ja kuvastoa varten, mutta kukaan ei tiedä mihin hän on kuvat piilottanut. Markkinointipäällikkö saadaan kiinni puhelimella, mutta kenelläkään ei ole avainta hänen kotiinsa, joten kuvat jäävät käyttämättä.

Vastaava tilanne digitaalisessa maailmassa on se, että joku säilyttää kuvia omalla koneellaan, jonne muilla ei ole pääsyä. Yllättävän monessa yrityksessä tämä on yleinen tapa säilyttää, ei pelkästään kuvia vaan kaikenlaisia tärkeitä tiedostoja. Toinen huono tapa on säilyttää kuvia yrityksen verkkolevyllä, mutta vähän "siellä sun täällä". Tähänkin törmään usein.

Myös ulkomaiset tiedostonjakopalvelut, kuten Box, Dropbox ja Google Drive ovat ahkerassa käytössä. Onkohan kukaan koskaan lukenut niiden käyttöehtoja kunnolla läpi? Ehkä sieltä selviäisi missä tiedostoja oikeasti säilytetään ja minkälaisia oikeuksia palvelun ylläpitäjä saa siinä vaiheessa, kun tiedosto siirtyy heidän palvelimelleen. Ja maksuton palvelu voikin yhtäkkiä muuttua maksulliseksi. Sitä onkin sitten mukava selittää pomolle. 

– Myös ulkomaiset tiedostonjakopalvelut, kuten Box, Dropbox ja Google Drive ovat ahkerassa käytössä. Onkohan kukaan koskaan lukenut niiden käyttöehtoja kunnolla läpi?

 

Oikea tapa säilyttää kuvia ja muita tiedostoja on tähän tarkoitukseen suunniteltu aineistonhallintajärjestelmä eli DAM (Digital Asset Management). Siellä kaikille tarvittaville käyttäjille voidaan rakentaa käyttäjäprofiili, jonka mukaan heille sallitaan pääsy juuri niihin kuviin, joihin heillä kuuluukin olla oikeus. Tarvittaessa tämä voidaan tehdä myös yrityksen ulkopuolisille käyttäjille. Aineistoihin pääsee aina käsiksi mistä tahansa, kunhan nyt on jonkinlaisessa yhteydessä internetiin.

Hyvät aineistonhallintapalvelut toimivat myös mobiililaitteilla, joka kannattaa huomioida järjestelmää valittaessa. Tarve ei ole varmasti ihan jokapäiväinen, mutta voi osoittautua kullan arvoiseksi, kun deadlinen paukkuessa päälle linkin puuttuviin kuviin pystyy lähettämään ruuhkabussista sitä tarvitsevalle.

Kuvien nimeäminen

Toinen yleinen ongelma tiedostojen – varsinkin kuvien – tallentamisessa ja nimeämisessä on se, että siihen ei ole mitään logiikkaa. Kuva saatetaan nimetä sen mukaan mitä se esittää. Tämä toimii jotenkuten, jos kuvia etsii ihminen. Mutta arvatkaapas kaksi kertaa löytääkö kone? Keinoälyt ja automaatiot kehittyvät, mutta eivät tule vielä pitkään aikaan pärjäämään tuossa pelissä.

Tiedostojen nimeämisessä tulisikin noudattaa aina jonkinlaisia semanttisia pelisääntöjä. Jos puhutaan tuotekuvista, kuvat tulisi nimetä esim. tuotenumeron tai jonkin muun yksilöivän tiedon avulla. Näin kuvia voidaan liittää muualta saatuihin tietoihin edes jollain järjellisellä tavalla.

Metatiedot

Monille tiedostojen kanssa toimiville henkilöille on myös epäselvää mitä tarkoittaa metatieto. Hieman yksinkertaistettuna voisi ajatella, että matkalaukkuun voi liittää osoitelätkän avulla metatietoja, joista käy ilmi kuka matkalaukun omistaa, missä hän asuu matkan aikana, kauanko matka kestää ja mistä puhelinnumerosta henkilön tavoittaa. 

Samalla tavalla esimerkiksi kuvatiedostoon voidaan liittää tietoja, kuten mitä kuva esittää, kuka kuvan on ottanut, missä se on otettu, milloin se on otettu jne. Tämän jälkeen kuvien hakeminen helpottuu huomattavasti. Voidaan esimerkiksi hakea vain tietyn kuvaajan, yrityksen toimitusjohtajasta syyskuussa 2017, ottamia kuvia. Tämä olisi aika hankalaa, jos käytettävissä olisi vain kuvan nimi. Vielä isompi hyöty metatiedoista on sellaisten tuotekuvien kanssa, joihin voidaan liittää määrämuotoista ja vakioitua tietoa, esimerkiksi EAN-koodi. Isoistakin kuvamassoista voidaan poimia juuri oikeat kuvat, jos käytettävissä on sopivat metahakukriteerit.

– Kaiken kaikkiaan tiedostojen hallinnassa pärjää pitkälle ihan maalaisjärjellä. Jos käytössä on vielä hyvä DAM-aineistonhallintajärjestelmä, ollaan jo aika pitkällä.

Kaiken kaikkiaan tiedostojen hallinnassa pärjää pitkälle ihan maalaisjärjellä. Jos käytössä on vielä hyvä DAM-aineistohallintajärjestelmä, ollaan jo suhteellisen valmiita ottamaan vastaan tulevaisuuden haasteet, esimerkiksi sen, että aineistoja ei aina käsittelekään ihminen.