Tapahtumaviesti kuntoon – Näin onnistut tapahtuman eri vaiheissa

Tapahtumat ovat tärkeitä asiakkaan ja yrityksen kohtaamispaikkoja. Niiden järjestämiseen käytetään vuoden mittaan melkoisesti aikaa ja rahaa. Tapahtumaviestintä ei myöskään tarkoita sitä, että pelkkä kutsuminen riittäisi. Sinun täytyy viestiä asiakkaillesi ja kutsutuille ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana sekä jälkeen. Nappaa tästä vinkit, joilla onnistut!

Onnistuneella tapahtumaviestinnällä varmistetaan, että halutut henkilöt saapuvat paikalle ja osallistujilla on tapahtuman aikana tietoa saatavilla. Tapahtuman jälkihoito on myös tärkeää, jotta tilaisuus ja sen järjestäjä muistetaan myönteisesti. Ohessa muutamia asioita, joita kokosimme sinulle, jotta voit onnistua tapahtumaviestinnässäsi!

Ennen tapahtumaa

• Resursoi ja budjetoi viestintä kunnolla. Varmista, että käytössäsi on tekijät, rahaa ja sovelias työkalu, jolla viestinnän toteuttaminen onnistuu eri vaiheissa ja eri kanavissa.
• Valitse kohderyhmä. Kutsu erilaisia ihmisiä hieman eri tavoin (esim. VIP-henkilöt vaikka puhelimitse). Käytä eri kanavia luovasti, voit linkata kutsuun vaikkapa videotervehdyksen.
• Tee selkeä kutsuviesti. Viestistä tulee selvitä kuka kutsuu, mihin kutsutaan, milloin tapahtuma on, missä tapahtuma on, milloin ja miten ilmoittaudutaan, mistä saa lisätietoja – Perusasioiden pitää olla kunnossa, vaikka kutsu olisikin persoonallinen. Sähköpostikutsussa iskevä otsikko on tärkeä, jotta viesti edes avataan.
• Kehotus aktivoi toimintaan. Muista siis laittaa kutsuusi kehotus "ilmoittaudu heti" tai "varaa paikkasi".
• Lähetä kutsut ajoissa. Ihmiset ovat kiireisiä niin töissä kuin yksityiselämässä. Tyypillisin virhe on lähettää kutsut liian myöhään.
• Käytä useampaa kanavaa: Sähköposti + kirje on perinteinen, mutta tehokas tapa kutsua; kahden kanavan käyttö lisää osallistumista jopa 20 %. Soitto tai myyntikäynnin yhteydessä toimitettu kutsu ovat henkilökohtaisia ja mukavia tapoja muistaa asiakasta.
• Infoa ja muistuta. Muistuta tapahtuman lähestymisestä kohteliaasti. Aktivoi ei-vastanneita perustelemalla tapahtuman lisäarvo heille. Anna lisäinfoa tapahtumasta jo ilmoittautuneille. Lisäinfoa voivat olla esimerkiksi parkkipaikkojen sijainnin näyttäminen tai tarkemmat tiedot tapahtuman sisäisestä aikataulusta.
• Mahdollista helppo osallistumisen peruminen. Järjestä automaattinen jonotuslista ulkopuolelle jääneille siten, että peruutuspaikat tulevat myös täytettyä. Peruuttamisen täytyy olla läpinäkyvää ja helppoa.

Tapahtuman aikana

• Viesti isoissa tapahtumissa sen eri vaiheista ja mahdollisista muutoksista osallistujille esim. tekstiviesteinä.
• Tue vieraiden verkostoitumista ja osallistumista tapahtuman aikana.
• Viesti tapahtumasta soveltuvin osin sosiaalisen median kanavissa. Muista kuitenkin yrityksesi maine ja vieraiden yksityisyys ennen kuin viestit.

Tapahtuman jälkeen

• Kiitä osallistujia, puhujia ja esiintyjiä!
• Jaa tai lähetä mahdolliset esitykset vieraille ja myös niille, jotka eivät tilaisuuteen päässeet.
• Kerää palaute ja hyödynnä se seuraavan vastaavan tilaisuuden järjestämisessä.
• Viesti tapahtuman kohokohdat soveltuvin osin sosiaalisen median kanavissa.

Juttu on julkaistu alun perin 25.6.2019 ja sitä on päivitetty 10.11.2023.