Granolla on ollut ilo olla apuna Kymenlaakson alueella vesihuoltopalveluita tuottavalle Kymen Vedelle. Grano on tuottanut erilaisia painopalveluita ja teippauksia Kymen Vedelle ja nyt sitten uusimpana yhteistyönä on arkiston digitointiprojekti, jonka avulla Kymen Vesi hallitsee tärkeät materiaalit pilvipalvelussa helposti ja turvallisesti. Nyt Granon avainasiakaspäällikkö Janne Partanen kertoo videolla, mitä kaikkea yhteistyöhön ja digitointiin liittyy.
Artikkeli ja video ovat jatkoa edelliseen Kymen Veden referenssiin. Lue siis tämä ensin!
Kymen Vedellä oli tarve digitoida hyllymetreittäin erilaista materiaalia, kuten mappeja, liittymissopimuksia ja teknistä dokumentointia. Tavoitteena oli paitsi luoda digitaalinen arkisto, myös parantaa materiaalin saatavuutta ja helpottaa sen käyttöä etätyöaikoina.
– Silloin kun ainoat kappaleet ovat paperilla, digitaalinen versio on turva heille, Granon avainasiakaspäällikkö Janne Partanen kertoo.
Arkistointityökalu pilvipalvelussa
Grano nouti materiaalit asiakkaalta, digitoi ne ja tallensi datan metatietojen kera SokoPro -pilvipalveluun. Alun perin rakennusteollisuuteen suunniteltu SokoPro sopii digitaaliseen arkistointiin hyvin, sillä siinä ei ole rajoituksia tallennettavan tiedon määrälle ja tiedostoihin pystyy lisäämään metadataa arkiston hakutoimintoa helpottamaan. Myös tietoturva on hoidettu SokoProssa mallikkaasti. Käyttäjäprofiilien avulla pystytään hallitsemaan sitä kuka näkee mitäkin materiaalia.
– SokoProhon tallennetaan myös syntysähköinen materiaali, joten kaikki data on jatkossa samasta paikasta löydettävissä, Partanen lisää.
Prosessi nopeaksi
Materiaaleissa oli myös Kymen Vedelle liiketoiminnan kannalta kriittistä aineistoa, joka piti saada nopeasti takaisin yrityksen käyttöön. Granon piti rakentaa prosessi niin, että aineisto oli heidän hallussaan mahdollisimman vähän aikaa.
– Tässä onnistuttiin hyvin. Muutama minuutti digitoinnin alkamisesta materiaali oli jo Kymen Vedellä digitaalisena käytettävissä, Partanen hymyilee.
Partanen kertoo myös asiakkaan suunnasta tulleen hyvää palautetta.
– Nopeus ja palvelun laatu ovat olleet asiakkaan mukaan hyvää. Nyt Kymen Vedellä on käytössään sähköinen arkisto, joka etenkin näin etätyöaikoina tuo materiaalille myös reilusti käytettävyyttä ja saatavuutta, Partanen päättää.
