Kesko digitalisoi dokumenttivuoren

Ruokakeskolle oli vuosikymmenten aikana kertynyt valtava määrä erilaisia paperisia dokumentteja ja levykkeille tallennettuja asiakirjoja. Nyt kaikki dokumentit ovat sähköisessä SokoPro-projektipankissa helposti löydettävissä ja saatavissa.

Ruokakesko on yksi Keskon neljästä päätoimialasta, liikevaihdolla mitattuna noin puolet koko Keskosta, ja se vastaa Kesko-konsernin noin 3,1 miljoonan kiinteistöneliön ylläpidosta Suomessa. Yrityksen arkistoihin oli 70 vuoden aikana kertynyt valtavat määrät paperisia piirustuksia ja kiinteistötietoja sekä 90-luvulta lähtien myös levykkeille tallennettuja asiakirjoja. Lisäksi rakentaminen tuotti koko ajan uusia dokumentteja. 

– Meillä oli tyypillinen suurten kiinteistöomistajien ongelma. Arkistot eivät olleet ajan tasalla ja manuaalisen arkiston kustannustehokas ylläpito ja hyötykäyttö korjausrakentamisen ja ylläpidon tarpeisiin oli mahdottomuus, Ruokakeskon Kauppapaikat ja kiinteistöt -yksikön rakennuttajapäällikkö Seppo Kemppainen kertoo.

SokoPro-projektipankki avuksi arkistointiin

Yritys pestasi Granon tekemään dokumenttivuoren skannauksen, arkistoinnin ja digitoinnin SokoPro-projektipankkiin. Ensimmäisenä sähköiseen dokumentinhallintaan siirryttiin uusissa rakennuskohteissa. Toisessa vaiheessa Grano skannasi vuosikymmenten aika kertyneet paperiarkistot, ja dokumentit tallennettiin kiinteistöarkistoon. Lopuksi kiinteistöarkistoon siirrettiin eri formaatteihin tallennettuja CD- ja DVD-levyjä, yhteensä lähes 600 levykkeellistä tietoa.

– Olimme 70 vuotta keränneet kriittisen tärkeää tietoa arkistoon, joten ei ollut yhdentekevää, kenen kanssa tietoja sähköistetään ja miten sähköisen tiedon hallinta ja varmistukset järjestetään, Kemppainen toteaa.

Dokumenttien digitointi ja arkistointi SokoPro-projektipankkiin on yksi osa Granon ja Keskon pitkään jatkunutta yhteistyötä.