Suomen Meripelastusseuran logistiikka pelastui Granon avulla

Suomen Meripelastusseura ry:n toimitiloissa Helsingin Kaivopuistossa tilanne kävi jo tukalaksi, kun erinäisten materiaalien varastointi ja toimitus useille kymmenille jäsenjärjestöille vei aikaa muilta tehtäviltä. Granon logistiikkapalvelujen ja My Grano -tilausjärjestelmän ansiosta Kaivopuistossa pysytään nykyään helposti pinnalla.

Suomen Meripelastusseura ry (SMPS) on vapaaehtoisten meri- ja järvipelastusyhdistysten keskusjärjestö. Suomen Meripelastusseuraan kuuluu 59 jäsenyhdistystä, joiden päätehtävä on turvata kaikkia vesillä liikkujia rannikoilla ja sisävesillä koko maassa.

– Paikallisyhdistystemme kaikki henkilöt ovat vapaaehtoisia, ja keskusjärjestön toimistolla työskentelee noin kymmenen henkilöä. Autamme, pelastamme, koulutamme ja viestimme kattavasti vesiturvallisuuteen liittyvistä asioista, kertoo Meripelastusseuran sisällöntuottaja Oskari Tihinen.

SMPS:n viestintämateriaalien hallinta ja postittaminen laajeni ajan saatossa niin, että kokonaisuus kävi pienten toimitilojen keskusjärjestölle varsin haastavaksi. Niinpä vaihtoehtojen selvittämisen jälkeen ongelmaa lähdettiin ratkomaan yhdessä Granon yhteyshenkilön Pia Heinsolan kanssa.

– Pia lähti hoitamaan meille akuuteimpia juttuja, mutta myös esittelemään muita palveluja, joilla saamme prosessiamme hiottua sutjakkaammaksi.

Kokonaisuus pelaa hyvin yhteen

Esitellyistä palveluista SMPS otti käyttöönsä My Grano -tilausjärjestelmän. Lisäksi Granolle ulkoistettiin SMPS:n materiaalien logistiikka, joka toimii saumattomasti yhdessä verkkoselaimella käytettävän My Grano -järjestelmän kanssa. Järjestöllä on tuotteilleen oma varastopaikka Granon tiloissa Vantaalla. Kun esimerkiksi varaston järjestely ja tuotteiden pakkaaminen ovat Granon ammattimaisissa käsissä, vapautuu SMPS:n väeltä paljon työaikaa muuhun. Ratkaisut ovat osoittautuneet niin toimiviksi, että niitä on päätetty hyödyntää yhä enenevissä määrin.

– Projekti starttasi viestinnästä, mutta laajeni aika nopeasti koskemaan useita sektoreitamme. Toimiston tilamme ovat rajalliset, ja logistisesti tämä on hankala paikka lähetellä materiaaleja. Näemme tosi paljon etua siinä, että tavarat ovat myös paikassa, josta posti kulkee joka päivä, Oskari toteaa.

– Varastokaaoksen selättäminen ja pakkaamiseen menevän ajan vähentäminen olivat isoja asioita. Nyt meillä vapautui aikaa keskittyä enemmän muihin töihin ajansäästön vuoksi, SMPS:n jäsenpalvelujen asiantuntija Anna Koponen vahvistaa.

My Granolla homma haltuun

My Grano -tilausjärjestelmä on räätälöity SMPS:n tarpeiden ja brändin mukaisiksi. Oskari kiittelee järjestelmän selkeyttä, laajaa muokattavuutta ja koko projektin helppoutta, sillä SMPS:n tehtäväksi jäi käytännössä vain toivottujen ominaisuuksien ilmoittaminen.

– Järjestelmään pystyi kivasti itse vaikuttamaan, ja etenemisestä tuli selkeät ohjeet, että täyttäkää pohjat ja palauttakaa heille. Siitä eteenpäin käyttöönotto jäi vain tuotteita vaille, joten pääsimme pian syöttämään tuotteita järjestelmään. Tosi suoraviivainen prosessi määrittelyn ja käyttöönoton suhteen.

My Granoon on oltu SMPS:llä erittäin tyytyväisiä. Järjestelmä helpottaa materiaalien hallintaa monipuolisesti, sillä esimerkiksi kirjanpito ja saldon seuranta onnistuvat nyt paljon entistä kätevämmin. Tuotteet eivät pääse yllättäen loppumaan, kun saldo päivittyy reaaliajassa ja sitä voi täydentää etänä käden käänteessä. Oskari kehuu myös Granon joustavuutta, sillä sen varastotiloihin voi tuoda materiaaleja tarvittaessa Granon painotuotevalikoiman ulkopuolelta, jolloin ne lisätään niin ikään My Granoon tilattaviksi.

– Systeemi on tosi joustava. Se ei ole sidottu siihen, että kaikki tuotteemme täytyisi saada Granon valikoimasta, vaan he ottavat mielellään vastaan kattavasti erilaisia tuotteita, mitkä liittyvät meidän toimintaamme.

– My Granossa on hyvää sekin, että tuotteissa on myös kuvat ja tekstit, joten esimerkiksi kesätyöntekijät on helppo perehdyttää järjestelmän käyttöön ja he tunnistavat helpommin oikean tuotteen. My Grano on mielestäni selkeä ja hyvin toimiva, Anna lisää.

Granon tuoma lisäarvo näkyy kaikille

Oskarin ja Annan mukaan Granon palvelut ovat tuoneet SMPS:n toimintaan rutkasti lisää tehokkuutta. Se on tuntunut vahvasti myös jäsenyhdistyksissä, joilta onkin tullut paljon kiitosta keskusjärjestön toiminnan kehittymisestä.

– Kattojärjestönä pystymme reagoimaan pyyntöihin todella jouhevasti. Olemme saaneet hyvää palautetta siitä, että esimerkiksi kiirekaudella esitteiden täydennykset hoituvat nykyisellään nopeasti ympäri Suomen. My Granosta on helppo klikata tuote menemään, ja tietää, että se lähtee viimeistään huomenna liikenteeseen ja on perillä jo seuraavana tai sitä seuraavana päivänä, Oskari sanoo.

– Se oli helpotus, miten vähän aikaa lähetysten kirjaaminen sinne My Granoon vie. Siinä jäi monta työvaihetta pois, Anna puolestaan toteaa.

Jokainen asiakas on yhtä tärkeä

Järjestönä SMPS on niin sanotusti pieni suuri toimija, sillä varsin tiiviillä porukalla ja kompakteissa tiloissa pyörivä keskusjärjestö viestii lukemattomille jäsenilleen ja järjestää niille materiaalien lisäksi esimerkiksi laajaa kurssitoimintaa. Granon logistiikka ja My Grano -tilausjärjestelmä ovat sopineet tähän yhtälöön erinomaisesti.

– Järjestökentällä on paljon toimijoita, joilla on kanssamme samanlaisia tarpeita. Pystymme suosittelemaan Granon palveluja, koska ne tuovat kuitenkin niin suurta ajansäästöä. Ja vaikka meillä olisi vähemmän tavaraa, My Grano olisi hyvin kustannustehokas. Tavaraa ei tarvitse olla tuhansittain, jotta My Grano tekee eron siihen, Oskari huomauttaa.

Anna korostaa erityisesti Granon henkilökohtaista asiakaspalvelua:

– Granolta löytyy oikea henkilö, johon saa yhteyden. Jos asiaa ei hoideta heti, siihen palataan nopeasti. Mielestäni se on tarpeellista, ettei olla vain jonkin tietojärjestelmän kanssa tekemisissä. Se on antanut mielestäni lisäarvoa, että siellä on oikea ihminen ja hyvä yhteyshenkilö.

– Meillä varmasti joka ikinen työntekijä ja vapaaehtoinen kokee tekevänsä merkityksellistä työtä hyvän asian puolesta. Granolla meidät on otettu vakavasti ja meitä kuunnellaan. Se on ollut kiva huomata, että vaikka emme ole se suurin yritys, olemme kuitenkin tärkeä asiakas, Oskari päättää.