Tampereen kaupunki digitoi hyllykilometrillisen asiakirjoja

Tampereen kaupungilla ja Granolla oli käynnissä kolmen vuoden yhteinen urakka. Tampereen kaupunki digitoi yhdessä Granon kanssa ensimmäisenä suomalaisena kaupunkina yli kilometrin fyysisistä arkistoaineistoistaan vuosien 2019–2022 aikana.

Yli hyllykilometrin verran digitoitavaa. Se on pysäyttävä määrä paperisia dokumentteja, kun miettii yhden paperiarkin paksuutta. Tampereen kaupunki oli ensimmäinen Suomen kaupungeista, joka päätti lähteä digitoimaan tällaisen määrän paperisia dokumentteja vuosien varrelta. He valitsivat valtavaan digitointiprojektiin kumppaniksi Granon.

– Meidän kipupisteemme oli ollut jo vuosia se, että emme olleet digitoineet asiakirjojamme isommassa mittakaavassa. Tavoitteemme projektille on se, että kaikki kaupungin keskeiset asiakirjat aina 1800-luvulta tähän päivään asti olisivat digitoinnin myötä helpommin käytettävissämme, kertoo Tampereen kaupungin digitointiprojektin projektipäällikkö Juha Laine.

Digitoitavana oli suuri määrä erilaisia dokumentteja, esimerkiksi rakennusvalvonnan pääpiirustuksia, kaupunginvaltuuston pöytäkirjoja sekä ammatillisten koulutusten todistuksia. Ennen digitointia fyysisiä dokumentteja säilytettiin Tampereella useissa eri tiloissa. Suurin osa digitoitavista asiakirjoista oli Tampereen kaupunginarkiston holveissa.

– Kyseessä oli ilman muuta myös Granolle suurin digitointityö, jonka olemme koskaan toteuttaneet. Tampereen kaupungin aineistoja digitoi meillä 5–7 henkilöä joka arkipäivä kahdessa vuorossa, kertoo projektin myynnistä vastannut liiketoimintajohtaja Esa Toivonen.

Granon pakettiauto vieraili Varsinais-Suomesta Tampereelle aina kolmen viikon välein. Se haki uusia dokumentteja digitoitaviksi ja toi digitoidun aineiston takaisin. Lisäksi Espoossa digitoitiin 1800-luvun ja 1900-luvun alkupuolen kaupunginvaltuuston pöytäkirjoja, joiden sidoksia ei haluttu purkaa.

Pitkä ja vaativa projekti

Digitointiprojekti alkoi vuoden 2019 lopulla. Aluksi tehtiin Tampereen kaupungin työryhmän kanssa tiiviissä yhteistyössä ja hyvässä hengessä testausta ja laaduntarkistusta. Laatuvaatimukset olivat luonnollisesti hyvin korkeat, mutta toisaalta projektissa oli pakko ottaa huomioon myös aineistojen hurja määrä.

– Meillä oli projektin aluksi Tampereen kaupungin kanssa paljon dialogia muun muassa laatuasioista: mikä on kummankin osapuolen odotus digitoitavien aineistojen laadusta. Tämän kokoluokan projektissa piti ehdottomasti ottaa huomioon käsite ‘riittävä laatu’ ja vain yhdessä keskustelemalla syntyi konsensus, kertoo projektin operatiivisessa esimiesvastuussa Granon puolella toimiva tuotantopäällikkö Anu Toukonen.

Toukonen kertoo myös digitoitavien aineistojen monipuolisuudesta:

– Osaan materiaaleista liittyi myös sidosten purkamista. Se täytyy tehdä erityisen varovasti, jotta kaikki originaalien tieto säilyy, eikä mitään esimerkiksi leikkaannu pois. Dokumentit olivat myös hyvin moninaisia. Esimerkiksi joissakin rakennuspiirustuksissa saattoi olla mukaan liimattuina pieniä materiaalimalleja, kuten tiiltä, puuta tai maalattuja värimalleja. Nämä täytyi ottaa myös digitoinnissa huomioon. Suurin osa alkuperäisistä asiakirjoista jäi pysyvään säilytykseen ja pakkasimme ne uudelleen säilytystä varten.

Kun projektia oli takana hieman alle vuoden verran, oli digitoitavana ollut muun muassa rakennusvalvonnan pääpiirustuksia sekä kaupunginvaltuuston pöytäkirjoja.

– Kaikki meni Granon kanssa hyvässä hengessä ja yhteistyössä. Emme puhu projektissa vain paperisten dokumenttien skannauksesta tai kuvaamisesta pdf-muotoon, vaan asiakirjojen tietosisältöjen muuttamisesta nimenomaan digitaalisesti käytettäviksi. Olemme pystyneet pitämään sekä digitoitavien aineistojen määrän että laadun tasolla, jota tavoittelimme, Juha Laine kertoo.

– Tällaisessa projektissa oli tärkeää, että prosessi etenee ja kehittyy koko ajan. Asioita korjataan vauhdissa ja mikään ei pysähdy kokonaan. Oli mukavaa olla mukana projektissa, jossa kaikki osapuolet ovat ratkaisukeskeisiä ja kommunikaatio sujuu, Toivonen puolestaan jatkaa.

Digitointi auttaa tietopyynnöissä 

Tampereen kaupungin digitointi toteutettiin siten, että digitaaliset kappaleet täyttävät Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin. Digitoinnin yhteydessä asiakirjoista tehtiin myös helpommin käytettävät käyttökappaleet. Digitoinnin jälkeen Tampereen kaupunki siirsi aineistot metatietoineen kaupungin digitaaliseen arkistoon.

Tampereen kaupunginarkistosta kysytään usein oppilaitosten antamien tutkintotodistusten jäljennöksiä.

– Ammatillisen koulutuksen todistuksista tulee meille noin 200 pyyntöä vuosittain. Asiakkaat tarvitsevat niitä hakiessaan uudelleenkoulutuksiin tai osoittaessaan pätevyyksiä työtä hakiessa, Laine kertoo.

Aiemmin jokainen tällainen tietopyyntö vaati, että tietopalvelusihteeri etsii kaupunginarkiston hyllyistä oikean dokumentin asiakkaalle. Jatkossa kaikki nämä tietopyynnöt pystytään käsittelemään työpöydän ääreltä, käymättä fyysisillä arkistohyllyillä. Joidenkin aineistojen kohdalla alkuperäiset paperiasiakirjat voidaan hävittää digitoinnin jälkeen. Näin säästyy tilaa.

Kyseessä oli kumppanuusprojekti

Projektin kokoluokka vaatii molemmilta osapuolilta paljon resursseja. Kokoluokasta kertoo osaltaan myös se, että Tampereen kaupunki aloitti projektin valmistelut jo vuonna 2017. Projekti on tarkoitus saattaa päätökseen kolmessa vuodessa vuosina 2019–2022.

Granon liiketoimintajohtaja Esa Toivonen jakaa kiitosta Tampereen kaupungille ja Juha Laineelle:

– Tämän kokoisessa projektissa jaettu ymmärrys projektin tavoitteista ja toteutuksesta oli oltava kaikilla osapuolilla yhtenevä. Ilmapiirin tulee olla avoin ja luottamuksellinen – ei tämä muuten onnistuisi. Ilman Juhan pyyteetöntä panosta ja ajankäyttöä, asiat olisivat jo monesti olleet menossa aivan väärään suuntaan.

Myös Tampereen kaupunki ja Juha Laine olivat tyytyväisiä vuoden aikana saavutettuihin tuloksiin.

– Granon paras puoli on joustavuus ja halu mukauttaa omaa toimintaansa asiakkaan tarpeisiin. Granolla ei ole liian jäykkää organisaatiota tai palveluprosessia, jonka ansiosta olemme saaneet yhdessä hiottua prosessit ja saaneet ne toimimaan, Laine kiittää.

Esa Toivonen muistuttaa myös, kuinka tärkeää on asiakkaan kuuntelu:

– Meidän pitää olla rohkeita ja ratkaisukeskeisiä sekä hyviä kuuntelijoita, sillä tietenkään joka projektiin ja jokaisen digitointia tarvitsevan asiakkaan yksilöllisiin tarpeisiin ei ole täysin valmista isoa tuotetta. Meiltä löytyy kuitenkin niin paljon erilaisia pienempiä palveluita ja tuotteita, jotka sopivat tällaisiinkin tarpeisiin. Niitä yhdistelemällä saamme tällaisenkin projektin toteutettua, Toivonen päättää.

– Granon paras puoli on joustavuus ja halu mukauttaa omaa toimintaansa asiakkaan tarpeisiin.

Juha Laine | projektipäällikkö, Tampereen kaupunki