The Tall Ships Races Helsinki 2024 -tapahtuman näkyvyysmateriaalit Granolta

Vuonna 2019 toimintansa aloittanut Helsingin tapahtumasäätiö on Helsingin kaupungin omistama säätiö, joka järjestää Helsingin suuret tapahtumat. The Tall Ships Races Helsinki 2024 oli nuorten purjehdukseen keskittyvä tapahtuma, johon oli kaikilla vapaa pääsy. Grano toteutti tapahtuman näkyvyysmateriaalit, kuten mainospintoja ja Media Tower -näyttöratkaisut.

The Tall Ships Races -tapahtuma oli kaikille avoin

Helsingin tapahtumasäätiö järjestää Lux Helsingin, Helsingin juhlaviikot, Helsinki-päivän, Helsingin uudenvuoden juhlan, Silakkamarkkinoita ja Tuomaan Markkinoita. Kun myönteinen päätös The Tall Ships Races -tapahtuman järjestämisestä tuli, Helsingin Tapahtumasäätiö aloitti valmistelut.

Kansainvälinen The Tall Ships Races on nuorten purjehdukseen keskittyvä tapahtumasarja, joka kiertää eri satamissa ja satamakaupungeissa. Purjehdustapahtuma edistää nuorten koulutusta ja yhteistyötä kulttuuritaustaan, uskontoon tai sosiaaliseen asemaan katsomatta. Helsinki toimi isäntäsatamana 4.7.–7.7.2024, ja tapahtuma-alueena oli Eteläsataman, Kauppatorin, Katajanokan, Kanavarannan ja Pohjoisrannan alue.

Helsingin tapahtumasäätiön vastaava tekninen tuottaja Esa Kandelberg kertoo, että suuren tapahtuman sisällä oli pienempi tapahtumakokonaisuus, jossa nuorille järjestettiin omat juhlat.

– Nykyaikaisilla festivaaleilla ei nähdä enää esitteitä tai lehtiä, mutta tätä varten tahdoimme painetun materiaalin viestintäkeinoksi: ei pelkkää digitaalista ja somea nuorille. Lisäksi painettu materiaali takasi, että myös nuoret, joilla ei ole puhelinta, saivat tarvittavat tiedot.

Grano mukana alusta alkaen

Yhteistyö Granon kanssa alkoi jo säätiön perustamisvuonna 2019. Kilpailutuksen kautta tapahtumasäätiö päätyi Granoon ja pääosa painomateriaaleista tulee Granolta. The Tall Ships Races -tapahtumaan Grano tuli mukaan vuonna 2023.

Grano toteutti tapahtumaan painomateriaaleja, mainospintaa, Decotex Blue -materiaalia banderolleihin ja Grano Media Tower -näyttöratkaisut. Lisäksi Grano järjesti tapahtuman kävijämäärälaskennan Delicoden kautta, jonka avulla tapahtumasäätiö sai ajankohtaista tietoa parantaen tapahtuman turvallisuutta.

– Grano teki meille niin sanotun leikkikentän, jossa pääsimme kokeilemaan uusia asioita tapahtuman järjestämisessä, Esa kertoo.

Kävijämäärälaskenta lisäsi turvallisuutta

Tapahtuma-alueella oli yhdeksän Grano Media Tower -näyttöratkaisua, jotka opastivat alueen kävijöitä. Media Towereiden päälle kiinnitettiin Delicoden lidar-järjestelmä, jonka avulla tapahtumasäätiö sai dataa kävijämäärästä ja ruuhka-alueista.

– Granon Media Towerit olivat todella hyvä lisä tapahtumaan, sillä niiden avulla kävijöitä oli helppo ohjeistaa. Emme käyttäneet kävijämäärälaskentaa markkinointia ajatellen, vaan se edisti turvallisuutta. Järjestelmä hälytti, jos alueella oli ruuhkaa, Esa sanoo ja lisää:

– Kävijämäärälaskenta oli meille välittömästi ja jatkuvasti tärkeää. Pohdimme etukäteen, mihin ruuhkaumia tulee, ja Grano Media Towerit aseteltiin niiden mukaisesti.

– Opimme samalla analytiikkaa seurannasta, ja vaikka absoluuttisia lukuja ei voi koskaan saada, tarkkuus oli silti todella hyvä. Tarkkuus ei ollut tärkeintä tässä, vaan turvallisuus. Lisäksi oli ilo seurata, kuinka Delicode palveli rakkaudella tekemiseen -asenteella.

Vastuullisuus huomioitiin joka vaiheessa

Tapahtumaan tarvittiin banderolleja, ja Grano ehdotti kangasvaihtoehdoksi Decotex Blue -materiaalia. SEAQUAL Initiativen Decotex Blue on merestä kerätystä muovista tehtyä kangasta. Kankaassa oli QR-koodi, joka vei SEAQUAL Initiativesta sekä materiaalista kertovaan Videobotti-videoon.

Granon avainasiakaspäällikkö Pasi Osala kertoo, että Grano osallistui tapahtumaan hiilineutraaleilla ja ympäristöystävällisillä materiaaleilla:

– Tapahtumassa huomioitiin Itämeren suojelu, joten materiaalit valittiin ympäristöystävällisistä vaihtoehdoista. SEAQUAL Initiativen Decotex Blue -materiaali oli yksi näistä.

– Decotex Blue -materiaali oli hyvä ehdotus Granolta, sillä tahdomme suunnata ostojamme vastuullisimpiin vaihtoehtoihin, tiivistää Esa.

Tapahtuma onnistui yhteistyöllä

Esan mukaan Grano suoriutui tapahtumasta todella hyvin:

– Meillä ei ole muuta kuin kiitettävää tästä! Media Towerit ilmestyivät paikalle tehokkaasti ilman ongelmia, ja vaikka meiltä jäi graafisten aineistojen lähettäminen viimetinkaan, Grano suoriutui haasteesta. Ensiluokkaista palvelua Granolta, mikään ei jäänyt tekemättä!

Granon asiakassuhdepäällikkö Kirsi Metsä-Heikkilä kertoo, että vaikka tapahtuman valmistelut tehtiin hyvissä ajoin, tuli kiireitä ja yllätyksiä, mutta ne taklattiin yhteistyöllä:

– Tuotantomme venyi huikeisiin suorituksiin ja olimme heti valmiina reagoimaan, jotta kaikki saadaan valmiina tapahtumapaikalle.

Pasi kertoo, että vahvalla yhteistyöllä onnistuivat kaikki:

– Ei ole yhden granolaisen, kumppanin tai järjestäjän show, vaan meitä oli monta osaajaa tekemässä! Vahva yhteistyö järjestäjän ja kumppaneiden kanssa varmisti sen, että tapahtuma oli onnistunut.

– Nostamme hattua Granolle, sillä Grano ymmärtää, mitä asiakas tarvitsee, Esa tiivistää loppuun.