Schindler Oy:ssä oli niin sanotusti ”tilanne päällä”. Edessä oli muutto uusiin tiloihin, joissa ei paperiarkistolle olisi enää sijaa. Mitä tehdä 100 hyllymetrille mappeja, jotka olivat täynnä luottamuksellisia dokumentteja?
Koska dokumentit olivat Schindler Oy:n liiketoiminnan kannalta tärkeitä, tuhoaminen ei tullut kyseeseen. Tämän johdosta yrityksessä ryhdyttiin etsimään digitointiratkaisua. Dokumentit pitäisi skannata, jonka jälkeen ne voisi tuhota tietoturvallisesti. Tiedot olisivat tallessa ja käytettävissä sähköisessä muodossa – aktiivisena arkistona.
Asiakas löysi Granon Digitointi- ja arkistointipalvelut ja otti yhteyttä. Arkisto käytiin läpi asiakkaan kanssa selvittäen samalla, miten tietoja tultaisiin jatkossa hyödyntämään. Dokumenteille määriteltiin metatiedot: kuvan tiedot, nimi, katuosoite, postinumero, kaupunki, maa ja projektinumero.
Grano nouti arkistot omaan varastoonsa ja skannasi puolen vuoden aikana kaiken, noin 100 hyllymetriä mappeja sähköiseen muotoon. Skannattavana oli dokumentteja aina A4-koosta A0-kokoon asti.
Nyt dokumenttien etsiminen on entistä nopeampaa, eikä kukaan kaipaa vanhoja arkistomappeja, jotka Grano kierrätti uuteen käyttöön. Koko prosessi oli asiakkaalle hyvin helppo, sillä Grano hoiti käytännössä katsoen kaiken. Myös vanhojen dokumenttien tuhoaminen tehtiin tietoturvallisesti.
Projekti vietiin päätökseen asetetussa aikataulussa ja tietoturvavaatimusten mukaisesti. Asiakas oli erittäin tyytyväinen lopputulokseen ja suosittelee Granon palveluita.
Teksti: Sirkka-Liisa Aaltonen
