Valio sidosryhmineen käyttää Granon EMMi-aineistonhallintaa

Valiolla eivät vedokset ja sähköpostit sinkoile. Valion koko aineistonhallinta on keskitetty Granon EMMi-aineistonhallinta -palveluun ja käytössä on myös projektinhallinta. Esimerkiksi pakkaustuotannon suunnittelu- ja aineistoprosessi tapahtuu kokonaisuudessaan yhdessä paikassa.

Valio on käyttänyt Granon EMMi-aineistonhallintaa jo yli 10 vuotta. Aluksi he käyttivät EMMiä puhtaana aineistonhallintapalveluna ja mediapankkina, mutta nykyisin palvelua on laajennettu projektinhallinnalla. EMMi toimii valiolaisten ja heidän sidosryhmiensä yhteisenä työpöytänä. 

Nykyisin on erityisen tärkeää, että yrityksen aineistot ovat saatavissa – riippumatta siitä, missä päin Suomea tai maailmaa kukin aineistoja käsittelevä ihminen työskentelee. Se ei monissa yrityksissä ole kuitenkaan itsestäänselvää. Aineistoja liikkuu edelleen hitaana käsityönä, raskaina sähköposteina sekä kömpelöinä exceleinä. 

– Joskus käy jopa niin, että aineisto on jonkun ihmisen omalla koneella tai mainostoimistossa panttivankina sen sijaan, että se olisi yrityksen omassa käytössä ja järkevästi hallittavissa, kertoo EMMi-aineistonhallinnasta Granolla vastaava Senior Consultant Timo Luoto. 

Tyypillisenä esimerkkinä aineistoista, jotka jäävät helposti tekijänsä koneelle Luoto mainitsee markkinointiaineistojen alkuperäistiedostot.  

– Pahimmassa tapauksessa tekijä on juuri silloin vaikkapa kolmen kuukauden mittaisella lomalla, kun jostakin aineistosta pitäisi tehdä käännös, Luoto täsmentää esimerkin kautta.

Valion koko pakkaustuotannon prosessi tapahtuu EMMin sisällä

Valio käyttää Granon EMMi-aineistonhallintaa monien digitaalisten aineistojensa hallinnassa, mutta valitsimme esimerkiksi pakkaustuotannon.

Valion tuotepakkausten suunnitteluprosessissa ei enää korjaussähköpostit ja vedosaineistot sinne tänne sinkoile. Käytössä ovat EMMin projektinhallintatyökalut, joiden avulla tiedonhallinta, kuten kommentointi, tarkastamistyö ja painotiedoston hyväksyntä tapahtuu EMMi-järjestelmän sisällä. Myös briiffit ladataan aineistopankkiin tiedoksi projektiryhmille, joten tarvittaessa niihinkin voidaan myöhemmin palata.

– Hyvän aineistopankin ja selkeän prosessin hyödyt ovat nyt korostuneet erityisesti korona-aikana, toteaa Valiolla pakkauspuolen projektienhallinnasta vastuussa oleva Senior Graphic Designer Maiju Siltakoski.

– Kaikki löytyy EMMistä, niin aineistot kuin niihin liittyvä viestintä. Voimme aina palata vanhoihin keskusteluihin – mitä on milloinkin päätetty ja miksi, Siltakoski jatkaa.

Valiolla pakkauksen suunnittelu- ja tuotantoprosessiin kuuluu monia työvaiheita, joita suorittavat useat tahot ympäri Suomea.

Siltakoski kertoo, että yksittäisen Valion tuotepakkauksen suunnitteluprosessiin osallistuu noin viidestä jopa viiteentoista henkilöä. Työryhmään kuuluu usein liiketoimintapäällikkö, graafinen suunnittelija, tuotekehittäjä, ravitsemus- ja lainsäädäntöasiantuntija, tuotannon asiantuntija sekä ulkoiset paino- ja mainostoimistoyhteistyökumppanit.

EMMi-järjestelmässä yritys voi itse päättää ja hallita, mitä kukin saa nähdä, tehdä tai jakaa. Palveluun voidaan luoda rajattomasti erilaisia osioita eri käyttäjäryhmille. Hyvä projektinhallinta ja käyttäjien hallinnointi korostuu erityisesti isoissa yrityksessä, kuten Valiolla.

Valion EMMi-järjestelmää käyttää kaikenkaikkiaan noin 800 ihmistä, jotka muodostavat lähes 60 erilaista käyttäjäryhmää. Projekteja on järjestelmässä jo tuhansia, erilaisista tiedostoista puhumattakaan.

– EMMi:n avulla on helppo jakaa projektivastuita myös kesken suunnitteluprosessin. Esimerkiksi luvitus tietyn pakkauksen kommentointityöhön voi olla jollakin projektiin osallistuvalla henkilöllä vain jonkin aikaa, jolloin kaikkien ihmisten ei tarvitse roikkua suunnitteluprosessissa mukana sen alusta loppuun, Siltakoski kertoo.

– EMMin käyttäjä voi itse toimia esimerkiksi usean mainostoimiston tai usean painokumppanin kanssa, mutta käyttöoikeuksia hallinnoimalla voidaan välttää toistensa kanssa kilpailevien yhteistyökumppaneiden yhteentörmäys. EMMi-asiakkaidemme ei myöskään tarvitse sitoutua käyttämään Granoa painokumppanina. Yhtälailla meiltä voidaan järjestelmässä piilottaa tietoja, jos käyttäjä niin haluaa tehdä, Timo Luoto tarkentaa.

Nykyaikainen, kaikilla laitteilla toimiva aineistopankki auttaa käyttäjiään käyttämään aikaansa paremmin

EMMi-aineistonhallinnassa digitaaliset aineistot, kuten kuvat, vedokset, tuotetiedostot ja erilaiset markkinointi- ja myyntimateriaalit ovat helposti ja nopeasti löydättevissä ja niihin pääsee käsiksi missä vain.

– Järjestelmän suurin hyöty on, että meillä on yksi paikka, mistä käymme katsomassa kaiken, Siltakoski toteaa ja kertoo esimerkin aiemmasta työhistoriastaan.

– Jos viestejä tulee meilissä, Teamsissa ja milloin missäkin, se ei jätä historiaa mihinkään, eikä menneitä asioita voi mitenkään tarkistaa. Lisäksi, jos toiset aineistot ovat toisessa mainostoimistossa ja toiset toisessa, niin niihin palaaminen on todella vaikeaa. Kaikki yhdessä paikassa on ykkösasia aineistonhallinnassa.

Aineistoja voidaan halutessa rikastaa erilaisella metadatalla ja lisätiedostoilla. Monipuolisilla esikatselu- ja hakuominaisuuksilla aineistojen lataaminen, tarkastaminen, kommentointi, luokittelu ja jakaminen on helppoa. Järjestelmä on myös integroitavissa osaksi muita järjestelmiä.

Timo Luoto mainitsee, että avoimien rajapintojen avulla esimerkiksi tuotekuvat saadaan siirrettyä automaattisesti tarvittaville tahoille sekä haluttuihin kanaviin, esimerkiksi verkkokauppoihin ja nettisivuille.

– Käyttäjä pudottaa yhden alkuperäiskuvan järjestelmään ja sieltä se populoituu automaattisesti kaikkialle, Luoto kertoo.

Palvelun jatkuvuus tärkeää

Valion lisäksi, Granon EMMiä käyttää jo lähes 200 erikokoista yritystä. EMMin käyttö ei ole riippuvainen yrityksen koosta tai toimialasta, mutta erityisesti Valion kokoisissa suurissa yrityksissä tapahtuu myös henkilöstövaihdoksia kohtuullisen usein.

– Granolla emme halua olla vain tekninen palveluntarjoaja vaan tahdomme huolehtia asiakkaasta sekä palvelun jatkuvuudesta myös henkilöstövaihdosten yhteydessä. Keskitetty aineistonhallinta ei ole henkilöstökysymys ja kaikki tieto siirtyy henkilöstövaihdoksista riippumatta. Jatkuvuus on tärkeää, tähdentää Timo Luoto.

Maiju Siltakoski on toiminut Valiolla pakkaustuotantojen prosesseista vastuullisena henkilönä nyt noin vuoden ajan ja tänä aikana toimiminen Granon kanssa on tullut tutuksi.

– Järjestelmänä Granon EMMi on selkeä ja looginen ja hakutoiminnot toimivat mielestäni hyvin. Kun kaikki projekteihin osallistuvat tahot valjastetaan käyttämään sitä, minnekkään ei jää mustia aukkoja. Kaikki pysyvät tietoisena siitä, mitä projektien aikana tapahtuu, Maiju Siltakoski sanoo.

– Granon parhaita puolia on nopea reagointi ja palvelualttius. Koko porukka, jonka kanssa olen ollut tekemisissä on ystävällistä. Olen heidän kanssa toimimiseen tosi tyytyväinen, Siltakoski kehuu granolaisia.

Siltakoski kertoo myös, että Granolla suhtaudutaan kaikkiin kehitysehdotuksiin ja ideoihin todella avoimesti – ei niin, että mitään torpattaisiin vaan ennemminkin ‘katsotaan ja tutkitaan asiaa’ -asenteella.

– Useimmiten olen yhteydessä Timoon ja hän vastaa viesteihin todella nopeasti ja yleensä osaa kertoa vastauksen kysymykseeni heti. On kiva kun on oma nimetty ihminen Granolla ja jatkuva avoin keskusteluyhteys – pidän sitä tärkeänä, Siltakoski päättää.

– Järjestelmän suurin hyöty on, että meillä on yksi paikka, mistä käymme katsomassa kaiken.

Maiju Siltakoski / Senior Graphic Designer, Valio