Dataskyddet och en smidig process övertygade Schindler Oy.

Det så att säga knep vid Schindler Oy. Företaget stod inför en flytt till nya lokaler som inte längre skulle rymma något pappersarkiv. Vad borde man göra med 100 hyllmeter pärmar fulla med konfidentiella dokument? 

Eftersom dokumenten var viktiga för Schindler Oy:s affärsverksamhet, kom förstöring inte på fråga  utan företaget började leta efter en digitaliseringslösning. Dokumenten skulle skannas, varefter de skulle kunna förstöras datasäkert. Informationen skulle vara i säkert förvar och tillgänglig i elektronisk form – som ett aktivt arkiv. 

Kunden hittade Granos tjänster för digitalisering och arkivering och tog kontakt. Man gick igenom arkivet tillsammans med kunden och tog samtidigt reda på hur informationen i fortsättningen skulle utnyttjas. För dokumenten fastställdes metadata: uppgifter om bilden, namn, gatuadress, postnummer, stad, land och projektnummer.

Grano hämtade arkiven till sitt eget lager och skannade allt, cirka 100 hyllmeter pärmar omvandlades till elektronisk form på ett halvår. Dokumenten som skulle skannas varierade från A4-format till A0. ”

Nu går det snabbare än tidigare att leta efter dokument och ingen saknar de gamla arkivpärmarna som Grano återanvände. Hela processen var mycket enkel för kunden, för Grano tog i praktiken hand om allt. Även de gamla dokumenten förstördes på ett datasäkert sätt.

Projektet genomfördes enligt ett planerat tidsschema och enligt dataskyddskraven. Kunden var mycket nöjd med slutresultatet och rekommenderar Grano varmt.

Text: Sirkka-Liisa Aaltonen