Valio och deras intressentgrupper använder Granos tjänst för materialhantering EMMi

Det duggar inte med provtryck och e-postmeddelanden på Valio. Valios hela materialhantering har koncentrerats till Granos tjänst för materialhantering EMMi och de använder också projekthanteringstjänsten. Till exempel sker planerings- och materialprocessen inom förpackningsproduktionen i sin helhet på ett och samma ställe.

Valio har använt Granos EMMi Materialhantering i över 10 år. I början använde de EMMi enbart som en materialhanteringstjänst och mediebank, men numera har tjänsten kompletterats med projekthantering. EMMi fungerar som ett gemensamt arbetsbord för Valios anställda och intressentgrupper. 

I dag är det särskilt viktigt att företagets material finns tillgängliga – oavsett var i Finland eller i världen den som hanterar materialet arbetar. I många företag är detta ändå inte självklart. Material överförs ännu genom långsamt manuellt arbete, tunga meddelanden och klumpiga Excel-filer.

 – Ibland går det till och med så att materialet finns på en persons egen dator eller som gisslan på en marknadsföringsbyrå i stället för att det skulle kunna användas och hanteras förnuftigt av företaget, berättar Timo Luoto, Senior Consultant med ansvar för EMMi Materialhantering på Grano.

Som ett typiskt exempel på material som lätt blir kvar på datorn av den som skapat det nämner Luoto marknadsföringsmaterialens ursprungliga filer. 

– I värsta fall är personen som skapat materialet på tre månaders semester då man exempelvis behöver översätta något, preciserar Luoto genom ett exempel.

Hela förpackningsproduktionen på Valio sker i EMMi

Valio använder Granos tjänst EMMi Materialhantering för hantering av många olika slags digitala material, men vi använder förpackningsproduktionen som exempel.

Det duggar inte längre med e-postmeddelanden med korrigeringar och provtrycksmaterial när man designar nya produktförpackningar på Valio. Valio använder EMMis projekthanteringsverktyg med hjälp av vilka informationshanteringen, såsom kommenteringen, granskningen och godkännandet av tryckmaterialet sker i EMMi-systemet. Även briefs laddas upp i materialbanken för kännedom till projektgrupperna så att man också senare kan gå tillbaka till dem.

 – Fördelarna med en god materialbank och tydlig process har framhävts särskilt under coronatiden, konstaterar Maiju Siltakoski, Senior Graphic Designer på Valio med ansvar för projekthanteringen inom förpackningsavdelningen.

– Allt finns i EMMi, både materialet och den tillhörande kommunikationen. Vi kan alltid gå tillbaka till gamla diskussioner – vad vi har bestämt tidigare och varför, fortsätter Siltakoski.

På Valio omfattar processen för planering och produktion av en förpackning flera arbetsskeden som utförs av flera aktörer på olika håll i Finland.

Siltakoski berättar att cirka fem till femton personer deltar i planeringen av en enskild produktförpackning på Valio. Arbetsgruppen består ofta av en affärschef, en grafisk designer, en produktutvecklare, en närings- och lagstiftningsexpert, en produktionsexpert samt externa tryckeri- och reklambyråpartner.

I EMMi-systemet kan företaget själv bestämma och hantera vad var och en får se, göra eller dela. Man kan skapa ett obegränsat antal olika avsnitt för olika användargrupper i tjänsten. God projekthantering och hantering av användare betonas särskilt i stora företag, såsom Valio.

Valios EMMi används av totalt cirka 800 personer som bildar nästan 60 olika användargrupper. I systemet finns redan tusentals projekt, för att inte tala om olika filer.

– Med hjälp av EMMi är det lätt att fördela projektansvar också mitt under planeringsprocessen. Till exempel kan en person som deltar i projektet ha tillstånd att kommentera en viss förpackning endast under en viss tid, varvid alla människor inte behöver hänga med i planeringsprocessen från början till slut, berättar Siltakoski. 

– En EMMi-användare kan själv samarbeta exempelvis med flera reklambyråer eller tryckerier, men genom att administrera användarrättigheter kan man undvika sammanstötningar mellan samarbetspartner som konkurrerar med varandra. Våra EMMi-kunder behöver inte heller förbinda sig att köpa sina trycksaker från Grano. Likaså kan man i systemet gömma uppgifter från oss om användaren så vill, preciserar Timo Luoto. 

En modern materialbank som fungerar på alla enheter hjälper användarna att bättre använda sin tid

I EMMi Materialhantering kan digitala material, såsom bilder, provtryck, produktfiler och olika marknadsförings- och försäljningsmaterial hittas lätt och snabbt och man har tillgång till dem var som helst.

– Den största fördelen med systemet är att vi kan se allt på en plats, konstaterar Siltakoski och ger ett exempel från sin tidigare arbetshistoria. 

– Om man får meddelanden per e-post, i Teams och var som helst, lämnar det ingen historia och det går inte att kontrollera vad som diskuterats tidigare. Dessutom, om vissa material finns på en reklambyrå och vissa andra material på en annan är det mycket svårt att gå tillbaka till dem. Allt på ett ställe är det viktigaste med materialhanteringen.

Materialen kan vid behov berikas med metadata och tilläggsfiler. Tjänstens mångsidiga egenskaper för förhandsgranskning och sökning gör det lätt att ladda upp, granska, kommentera, klassificera och dela material. Systemet kan också integreras i andra system. 

Timo Luoto konstaterar att tack vare systemets öppna gränssnitt kan till exempel produktbilder automatiskt överföras till behövliga aktörer samt till önskade kanaler såsom webbutiker och webbplatser. 

– Användaren kan ladda upp originalbilden i systemet som förmedlar den automatiskt till alla, berättar Luoto.

Kontinuiteten i tjänsten är viktig

Förutom Valio använder redan nästan 200 företag av olika storlek Granos EMMi. Både stora och små företag inom olika branscher kan använda EMMi, men särskilt på stora företag såsom Valio sker det personalbyten relativt ofta. 

– På Grano vill vi inte vara bara en teknisk tjänsteleverantör utan också ta hand om kunden och se till kontinuiteten i tjänsten även i samband med personalbyten. Centraliserad materialhantering är inte en personalfråga och all information överförs oberoende av personalbyten. Kontinuiteten är viktig, betonar Timo Luoto. 

Maiju Siltakoski har ansvarat för processerna inom förpackningsproduktionen på Valio i cirka ett år och under denna tid har hon blivit van vid att arbeta med Grano. 

– Granos EMMi är ett tydligt och logiskt system och jag tycker att sökfunktionerna i det fungerar bra. När alla som deltar i ett projekt inskolas i användningen av systemet finns det inga svarta hål någonstans. Alla är medvetna om vad som sker under projektet, säger Maiju Siltakoski. 

– Det bästa med Grano är att de reagerar snabbt och är tjänstvilliga. Alla som jag har arbetat med är vänliga. Jag är mycket nöjd med samarbetet med dem, berömmer Siltakoski Grano.

Siltakoski berättar också att Grano förhåller sig väldigt öppet till alla utvecklingsförslag och idéer – de avböjer inte något utan funderar och tar reda på om något skulle vara möjligt.

 – I de flesta fall kontaktar jag Timo som mycket snabbt svarar på meddelandena och oftast kan svara på mina frågor genast. Det är fint att ha en egen kontaktperson på Grano och en kontinuerlig öppen dialog – jag anser att det är viktigt, avslutar Siltakoski.

 – Den största fördelen med systemet är att vi kan se allt på en plats.

Maiju Siltakoski/Senior Graphic Designer, Valio